Jak připravit konferenci s efektivním výsledkem?
Při pořádání konference nebo jakékoliv firemní akce je pro každého pořadatele prvořadé dosáhnout kýženého výsledku. Pro někoho je to zvýšení prodeje, získání zákazníků, větší profesionalita zaměstnanců nebo běžná reklamní propagace jeho firmy či služeb. Ať je už důvod jakýkoliv, příprava konference si vyžaduje čas a spoustu plánování. Byla by škoda nechat se připravit o výhody, které nám vhodně zvolené prostředí a vybavení může při firemní akci přinést. Jak dosáhnout dokonalosti?
Konferenci začněte plánovat včas
Základem úspěchu je čas. Čím více ho před konáním akce máte, tím lépe pro vás. Pokud totiž začnete konferenci organizovat s dostatečným předstihem, můžete předejít nepříjemným komplikacím a přitom zvýšit úspěšnost akce. Nejprve byste si určitě měli udělat předběžný výzkum cílové skupiny lidí, které na pořádání konference pozvete. Ujistěte se, že budou i oni včas informováni o dni a hodině pořádání, aby si stihli zařídit volno a dorazit včas na místo.
Prostory jsou dalším krokem k úspěchu
Nepodceňujte prostředí, ve kterém máte v plánu konferenci uspořádat. Každá firemní akce vyžaduje několik hodin soustředění a bez komfortního pohodlí se lidé nebudou cítit dostatečně příjemně na to, aby dokázali vnímat všechna slova řečníka ani samotnou náplň konference. Zaměřte se proto na útulné a přitom prostorné prostředí, kde se lidé nebudou tísnit a zároveň budou mít po celou dobu probíhající akce pohodlí. Vhodné prostory pro konferenci mohou zvýšit trpělivost účastníků i jejich celkové naladění. O úspěchu může rozhodnout dokonce i tak nepatrný detail, jakým jsou barvy a vzory. Podcenit samozřejmě nesmíte způsob prezentace: podívejte se sem na praktické tipy.
Firemní catering je třešničkou každé konference
Kromě prostředí posluchárny, technického vybavení, okolí budovy nebo možnosti parkování rozhoduje o úspěchu akce i okrajová náplň konference. Rozhodně proto neváhejte investovat peníze i do obstojného cateringu, který je dokonalou třešničkou na závěr každé firemní akce. Hotel Praha Belvedere například nabízí již sestavené cateringy a dokonce i nabídku nealkoholických nápojů nebo kávy po celou dobu pořádání konference. Catering se stal již neodmyslitelnou součástí firemních akcí a neměli byste proto nechat závěrečnou část konference opomíjenou.
